Как работает система учета «Алфавит Софт»

Обувная сеть «Алфавит» гордится своей системой учета, разработанной специально под нужды компании. Эта система упрощает многие процессы, избавляет сотрудников от лишней бумажной рутины и помогает покупателю найти именно тот товар, который ему нужен. Вместе с представителями компании «Алфавит» журнал Shoes Report проследил за основными этапами работы с товаром, чтобы собственными глазами увидеть, как современные технологии помогают сделать бизнес более эффективным.

Система учета «Алфавит-Софт» основана на базе данных «1С», но постоянно дорабатывается и подстраивается корпоративными программистами под нужды обувной сети. В ней есть несколько элементов, которые существенно облегчают работу менеджеров «Алфавита» и позволяют не тратить время на лишнюю бумажную работу. Одна из таких надстроек — поэтично названный «Синий свиток», состоящий из самых различных отчетов — от анализа брака поставщиков до отчета по продажам. Их главная особенность в том, что все отчеты формируются автоматически и при необходимости в том же автоматическом режиме рассылаются поставщикам в определенный день недели.

Система «Алфавит-Софт» охватывает все насущные процессы обувной компании: заказ товара у поставщиков, его получение в логистическом центре и подчиняющемся ему офисе деления, распределение товара по магазинам, инвентаризацию и продажу конечному покупателю. Детали по всем этим процессам в любой момент можно посмотреть в системе и в корпортаивном чате, который также является частью «Алфавит-Софта». Столь масштабный и не затратный по времени контроль стал возможен благодаря автоматизации процессов, которая в сети «Алфавит» имеет свои особенности. Вместе с генеральным директором сети Андреем Широковым мы проследили за основными этапами работы с товаром и поняли, как именно современные технологии позволяют облегчить учет в крупной компании.

Этап первый: приемка товара. Продукция поставщиков прежде всего поступает в офис деления компании

«Алфавит». И поскольку компания сотрудничает в общей сложности с 50 партнерами, привоз товара в логистический центр «Алфавита» происходит по договоренности и планомерно, что помогает избежать авралов. Принимая товар, дежурный по офису деления не только оформляет необходимые документы, но и отмечает в служебном чате компании и в системе «Алфавит-Софт», во сколько и когда приехал поставщик, сколько привез пар и какой сотрудник займется делением товара.Также дежурный проверяет, не просрочен ли срок поставки, верны ли

цены, и определяет по фотографии, та ли это модель, которую заказывала компания. В случае каких-либо несовпадений дежурный связывается с менеджером, ведущим поставщика, и дальнейшее выяснение обстоятельств ложится уже на плечи ответственного за компанию сотрудника. Если все условия поставки соблюдены, информация заносится в систему «Алфавит-Софт» и в дальнейшем попадает в соответствующий отчет, который в этой системе составляется в автоматическом режиме.

Этап второй: штрих-кодирование. Убедившись, что модель полностью соответствует заказу, менеджер по приему товара присваивает ей специальный код, в котором зашифрован не только артикул, но также цвет и, главное, размер модели. На этикетке со штрих-кодом пишется в том числе личный номер сотрудника, который будет клеить

этикетки на коробки, и наносится условное обозначение магазина, в который отправится пара. На основе этой информации менеджер составляет карточку товара для базы «Алфавит-Софт». Штрих-коды печатаются на скоростном принтере и передаются сотрудникам склада, которые наклеят этикетки на коробки с обувью.

Этап третий: фотография для интернет-магазина. Занеся данные о модели в базу и распечатав ленты с уникальными штрих-кодами, менеджер относит полупарок в фотостудию, которая находится здесь же, в офисе деления. Там он самостоятельно фотографирует модель в формате 3D, чтобы передать изображения на сайт интернет-магазина «Алфавит».

Этап четвертый: подготовка товара к распределению по магазинам. После проверки в офисе деления, товар и сопутствующие ему штрих-коды поступают к одному из трех поклейщиков, работающих на складе. Поклейщики, ориентируясь на примечания менеджеров в базе «Алфавит-Софт», вскрывают короба и делят коробки, чтобы отправить в каждый магазин именно требуемое количество товара. Также на каждую коробку с обувью они наносят этикетку со штрих-кодом.

Наносить наклейки на коробки — непростой труд, который требует особой квалификации и умения, поскольку каждая этикетка уникальна и соответствует конкретной паре обуви определенного размера. Поклейщик не только не может перепутать этикетки, но и должен клеить их ровно, не перекрывая наклейки производителя и другие обозначения на коробке с парой обуви. Уже опытные поклейщики легко и очень быстро справляются со своей задачей, и все вместе могут обрабатывать до 8 тысяч пар в день. В феврале 2013 года сотрудники офиса деления поставили рекорд: они обработали 27 тысяч пар в неделю.

Этап пятый: распределение по магазинам сети. Заново наполненные уже помеченной обувью короба отправляются в магазины сети, но определенный запас обуви остается в логистическом центре: его будет легко подсортировать в магазин, как только там закончится нужный размер конкретной модели. Сотрудники офиса контролируют ситуацию с помощью специального отчета системы «Алфавит-Софт», в котором видно, куда необходимо перебросить обувь требуемого размера. Сам отчет составляется каждый понедельник автоматически по запросу оператора из торгового отдела.

Реклама

Реклама ООО "Глобал Шуз" ИНН 7710961530 erid: LjN8JzKPK

Менеджер магазина принимает товар на внутреннем складе и с помощью датчика считывает наклеенные на короба с обувью штрих-коды и уникальные этикетки на коробках с моделями. Помимо случаев, когда в магазин поступает товар, подобная инвентаризация склада происходит раз в две недели — тогда, когда менеджер магазина сдает смену другому менеджеру. Фотографии «Прием товара» и «Сканирование»

К слову об инвентаризации: сканирование товара в торговом зале происходит 2 раза в неделю, а его данные попадают в систему «Алфавит-Софт». В результате сканирования витрин продавцам становится ясно, сколько моделей в результате ежедневной суеты оказались невыставленными в зале, а руководители компании видят, в каких магазинах работают самые внимательные сотрудники, а в каких процент заполнения витрин оставляет желать лучшего.

Этап шестой: «жизнь» товара в торговом зале. Один экземпляр каждой привезенной из логистического центра модели занимает свое место на витрине в торговом зале. К нему прикрепляется ценник: кроме штрих-кода и цены, на ценнике указывается цена для обладателей бонусной карты, которая значительно меньше обычной. Все остальное хранится на складе магазина: каждый размер выносится по требованию продавца сотрудником, ответственным за подачу товара.

В каждом магазине сети «Алфавит» вот уже три года работают информационные киоски. С их помощью покупатели могут не только легко подобрать модель по важным для них параметрам, но и узнать наличие нужного размера одной из пар, представленных на витрине. Для этого покупателю просто нужно просканировать штрих-код на ценнике, поднеся его к окошку информационного киоска.

Встроенная в информационный киоск программа покажет, в каких размерах представлена на складе магазина понравившаяся покупателю модель. Это существенно экономит время продавца, которому не придется искать размер на складе «вслепую», и избавляет покупателя от томительного ожидания заветной пары в зале.

Если модели нужного размера нет на складе данного магазина, программа в информационном киоске не только покажет, в каком магазине «Алфавит» он есть, но даже выстроит список магазинов по расстоянию и выдаст карту с подробной инструкцией о том, как добраться до нужной торговой точки.

Этап седьмой: покупка товара. Если интересующая покупателя модель есть на складе магазина, продавец поможет оформить ее покупку через тот же информационный киоск. В программе вводится код менеджера, оформившего продажу, код сотрудника, который вынес товар со склада, а также указывается номер дисконтной карты и размер проданной пары. Информация о размере очень важна, так как благодаря этому товар можно тут же списать с остатков магазина и указать в системе «Алфавит-Софт», что в данный магазин из логистического центра нужно довезти пары проданного размера.

В результате работы с информационным киоском покупатель получает номер покупки и с ним идет на кассу оплачивать свое приобретение. Продавец тем временем может посмотреть свое место в рейтинге всех продавцов магазина. Рейтинг составляется в режиме реального времени и показывает, какое место занимает каждый продавец по продажам, сколько он продал пар и какой бонус получит за проделанную работу.

Этап восьмой: анализ продаж. Вся информация о работе всех продавцов сети и количестве проданных пар с кассовых компьютеров всех магазинов стекается в систему «Алфавит-Софт» и отображается в корпоративном чате. Любой руководитель или другой интересующийся сотрудник может быть в курсе результатов работы компании, где бы он ни находился. По каждому магазину отображается план по сумме продаж на месяц, план на день, процентное выполнение и оставшийся объем работы. Кроме того, в корпоративном чате можно увидеть ежедневный рейтинг всех продавцов «Алафвита»: первые 15 продавцов ежедневно получают бонус в размере 500 рублей. Менеджерам магазина не придется тратить время на определение самого активного продавца, ведь система это делает за них ежедневно.

Таким образом, система «Алфавит-Софт» опутывает собой словно сетью все процессы, происходящие в компании, делая их прозрачными и позволяя оперативно принимать решения. Вложив деньги в работу программистов, компания «Алфавит» смогла сэкономить, выделив для своих сотрудников время на работу с покупателями и товаром, а не бумажками.