Как работает система учета  «Алфавит Софт»
08.07.2013 13095

Как работает система учета «Алфавит Софт»

Обувная сеть «Алфавит» гордится своей системой учета, разработанной специально под нужды компании. Эта система упрощает многие процессы, избавляет сотрудников от лишней бумажной рутины и помогает покупателю найти именно тот товар, который ему нужен. Вместе с представителями компании «Алфавит» журнал Shoes Report проследил за основными этапами работы с товаром, чтобы собственными глазами увидеть, как современные технологии помогают сделать бизнес более эффективным.

Система учета «Алфавит-Софт» основана на базе данных «1С», но постоянно дорабатывается и подстраивается корпоративными программистами под нужды обувной сети. В ней есть несколько элементов, которые существенно облегчают работу менеджеров «Алфавита» и позволяют не тратить время на лишнюю бумажную работу. Одна из таких надстроек — поэтично названный «Синий свиток», состоящий из самых различных отчетов — от анализа брака поставщиков до отчета по продажам. Их главная особенность в том, что все отчеты формируются автоматически и при необходимости в том же автоматическом режиме рассылаются поставщикам в определенный день недели.

Система «Алфавит-Софт» охватывает все насущные процессы обувной компании: заказ товара у поставщиков, его получение в логистическом центре и подчиняющемся ему офисе деления, распределение товара по магазинам, инвентаризацию и продажу конечному покупателю. Детали по всем этим процессам в любой момент можно посмотреть в системе и в корпортаивном чате, который также является частью «Алфавит-Софта». Столь масштабный и не затратный по времени контроль стал возможен благодаря автоматизации процессов, которая в сети «Алфавит» имеет свои особенности. Вместе с генеральным директором сети Андреем Широковым мы проследили за основными этапами работы с товаром и поняли, как именно современные технологии позволяют облегчить учет в крупной компании.

Этап первый: приемка товара. Продукция поставщиков прежде всего поступает в офис деления компании

«Алфавит». И поскольку компания сотрудничает в общей сложности с 50 партнерами, привоз товара в логистический центр «Алфавита» происходит по договоренности и планомерно, что помогает избежать авралов. Принимая товар, дежурный по офису деления не только оформляет необходимые документы, но и отмечает в служебном чате компании и в системе «Алфавит-Софт», во сколько и когда приехал поставщик, сколько привез пар и какой сотрудник займется делением товара.Также дежурный проверяет, не просрочен ли срок поставки, верны ли

цены, и определяет по фотографии, та ли это модель, которую заказывала компания. В случае каких-либо несовпадений дежурный связывается с менеджером, ведущим поставщика, и дальнейшее выяснение обстоятельств ложится уже на плечи ответственного за компанию сотрудника. Если все условия поставки соблюдены, информация заносится в систему «Алфавит-Софт» и в дальнейшем попадает в соответствующий отчет, который в этой системе составляется в автоматическом режиме.

Этап второй: штрих-кодирование. Убедившись, что модель полностью соответствует заказу, менеджер по приему товара присваивает ей специальный код, в котором зашифрован не только артикул, но также цвет и, главное, размер модели. На этикетке со штрих-кодом пишется в том числе личный номер сотрудника, который будет клеить

этикетки на коробки, и наносится условное обозначение магазина, в который отправится пара. На основе этой информации менеджер составляет карточку товара для базы «Алфавит-Софт». Штрих-коды печатаются на скоростном принтере и передаются сотрудникам склада, которые наклеят этикетки на коробки с обувью.

Этап третий: фотография для интернет-магазина. Занеся данные о модели в базу и распечатав ленты с уникальными штрих-кодами, менеджер относит полупарок в фотостудию, которая находится здесь же, в офисе деления. Там он самостоятельно фотографирует модель в формате 3D, чтобы передать изображения на сайт интернет-магазина «Алфавит».

Этап четвертый: подготовка товара к распределению по магазинам. После проверки в офисе деления, товар и сопутствующие ему штрих-коды поступают к одному из трех поклейщиков, работающих на складе. Поклейщики, ориентируясь на примечания менеджеров в базе «Алфавит-Софт», вскрывают короба и делят коробки, чтобы отправить в каждый магазин именно требуемое количество товара. Также на каждую коробку с обувью они наносят этикетку со штрих-кодом.

Наносить наклейки на коробки — непростой труд, который требует особой квалификации и умения, поскольку каждая этикетка уникальна и соответствует конкретной паре обуви определенного размера. Поклейщик не только не может перепутать этикетки, но и должен клеить их ровно, не перекрывая наклейки производителя и другие обозначения на коробке с парой обуви. Уже опытные поклейщики легко и очень быстро справляются со своей задачей, и все вместе могут обрабатывать до 8 тысяч пар в день. В феврале 2013 года сотрудники офиса деления поставили рекорд: они обработали 27 тысяч пар в неделю.

Этап пятый: распределение по магазинам сети. Заново наполненные уже помеченной обувью короба отправляются в магазины сети, но определенный запас обуви остается в логистическом центре: его будет легко подсортировать в магазин, как только там закончится нужный размер конкретной модели. Сотрудники офиса контролируют ситуацию с помощью специального отчета системы «Алфавит-Софт», в котором видно, куда необходимо перебросить обувь требуемого размера. Сам отчет составляется каждый понедельник автоматически по запросу оператора из торгового отдела.

Менеджер магазина принимает товар на внутреннем складе и с помощью датчика считывает наклеенные на короба с обувью штрих-коды и уникальные этикетки на коробках с моделями. Помимо случаев, когда в магазин поступает товар, подобная инвентаризация склада происходит раз в две недели — тогда, когда менеджер магазина сдает смену другому менеджеру. Фотографии «Прием товара» и «Сканирование»

К слову об инвентаризации: сканирование товара в торговом зале происходит 2 раза в неделю, а его данные попадают в систему «Алфавит-Софт». В результате сканирования витрин продавцам становится ясно, сколько моделей в результате ежедневной суеты оказались невыставленными в зале, а руководители компании видят, в каких магазинах работают самые внимательные сотрудники, а в каких процент заполнения витрин оставляет желать лучшего.

Этап шестой: «жизнь» товара в торговом зале. Один экземпляр каждой привезенной из логистического центра модели занимает свое место на витрине в торговом зале. К нему прикрепляется ценник: кроме штрих-кода и цены, на ценнике указывается цена для обладателей бонусной карты, которая значительно меньше обычной. Все остальное хранится на складе магазина: каждый размер выносится по требованию продавца сотрудником, ответственным за подачу товара.

В каждом магазине сети «Алфавит» вот уже три года работают информационные киоски. С их помощью покупатели могут не только легко подобрать модель по важным для них параметрам, но и узнать наличие нужного размера одной из пар, представленных на витрине. Для этого покупателю просто нужно просканировать штрих-код на ценнике, поднеся его к окошку информационного киоска.

Встроенная в информационный киоск программа покажет, в каких размерах представлена на складе магазина понравившаяся покупателю модель. Это существенно экономит время продавца, которому не придется искать размер на складе «вслепую», и избавляет покупателя от томительного ожидания заветной пары в зале.

Если модели нужного размера нет на складе данного магазина, программа в информационном киоске не только покажет, в каком магазине «Алфавит» он есть, но даже выстроит список магазинов по расстоянию и выдаст карту с подробной инструкцией о том, как добраться до нужной торговой точки.

Этап седьмой: покупка товара. Если интересующая покупателя модель есть на складе магазина, продавец поможет оформить ее покупку через тот же информационный киоск. В программе вводится код менеджера, оформившего продажу, код сотрудника, который вынес товар со склада, а также указывается номер дисконтной карты и размер проданной пары. Информация о размере очень важна, так как благодаря этому товар можно тут же списать с остатков магазина и указать в системе «Алфавит-Софт», что в данный магазин из логистического центра нужно довезти пары проданного размера.

В результате работы с информационным киоском покупатель получает номер покупки и с ним идет на кассу оплачивать свое приобретение. Продавец тем временем может посмотреть свое место в рейтинге всех продавцов магазина. Рейтинг составляется в режиме реального времени и показывает, какое место занимает каждый продавец по продажам, сколько он продал пар и какой бонус получит за проделанную работу.

Этап восьмой: анализ продаж. Вся информация о работе всех продавцов сети и количестве проданных пар с кассовых компьютеров всех магазинов стекается в систему «Алфавит-Софт» и отображается в корпоративном чате. Любой руководитель или другой интересующийся сотрудник может быть в курсе результатов работы компании, где бы он ни находился. По каждому магазину отображается план по сумме продаж на месяц, план на день, процентное выполнение и оставшийся объем работы. Кроме того, в корпоративном чате можно увидеть ежедневный рейтинг всех продавцов «Алафвита»: первые 15 продавцов ежедневно получают бонус в размере 500 рублей. Менеджерам магазина не придется тратить время на определение самого активного продавца, ведь система это делает за них ежедневно.

Таким образом, система «Алфавит-Софт» опутывает собой словно сетью все процессы, происходящие в компании, делая их прозрачными и позволяя оперативно принимать решения. Вложив деньги в работу программистов, компания «Алфавит» смогла сэкономить, выделив для своих сотрудников время на работу с покупателями и товаром, а не бумажками.

Обувная сеть «Алфавит» гордится своей системой учета, разработанной специально под нужды компании. Эта система упрощает многие процессы, избавляет сотрудников от лишней бумажной рутины и помогает…
5
1
Пожалуйста оцените статью

Материалы по теме

Специфика управления обувным ассортиментом на маркетплейсах и точки роста

Один из самых актуальных вопросом для многих обувных ритейлеров сегодня – стоит ли выходить на маркетплейс или стоит подождать, а если ждать, то чего? Эксперт SR по работе с ассортиментом, аналитике и категорийному менеджменту Эмина Понятова…
11.01.2024 3672

5 моделей обуви российских брендов для Новогодней ночи

Аналитики онлайн-платформы Lamoda отмечают возросший интерес российских пользователей к праздничной одежде, обуви и аксессуарам в этом году. В ответ на запрос российские бренды обуви поспешили выпустить праздничные капсульные коллекции и предложить…
26.12.2023 3925

Что стоит учитывать при расширении ассортимента обувного магазина за счет одежды

2022 год для всех стал переломным и привнес сильные изменения во все отрасли. Поставщики, производители, рынок сырья, логистика, даже программное обеспечение и привычные средства коммуникации стали требовать нового подхода и проработки. Обсудим…
15.11.2023 3864

Как грамотно применять категорийный менеджмент при управлении ассортиментом обуви для маркетплейса

Инструмент управления ассортиментом «Категорийный менеджмент» набирает обороты, и уже почти каждый бизнесмен в fashion либо внедрил категорийное управление, либо наметил план по его внедрению. Категорийный менеджмент (КМ) - это именно тот…
26.09.2023 4607

Берцы: на что следует обращать внимание при выборе модели

Берцы и тактические ботинки становятся все более актуальной обувью, и не только по причине начала охотничьего сезона. В России несколько десятков  предприятий производителей данного вида обуви. Заместитель главного технолога ZENDEN Олег…
05.05.2023 8842
При оформлении подписки вы будете еженедельно получать на свой e-mail новости и статьи об обувном бизнесе.

Наши партнеры

К началу